Die Handelsrechnung ist ein Dokument, das bei der Ausfuhr in ein Nicht-EU-land eine große Bedeutung hat. Sie ist Grundlage für das Überprüfen der Einfuhr beim Zoll sowie für die Vertragsabwicklung. Zusätzlich gilt sie als Nachweis, sollte es bei der Abwicklung des Handels zu Problemen oder Konflikten kommen.
Hinweis: Einige Staaten verlangen zusätzlich, dass eine zuständige Stelle wie ein Konsulat oder die IHK das Dokument beglaubigt. In diesem Fall handelt es sich um eine sogenannte legalisierte Handelsrechnung.
Grundsätzlich gilt: Bei der Warenausfuhr in ein Land außerhalb der EU muss der Versender ein solches Dokument beilegen, sofern die Waren einen Wert haben.
Info: Eine Handelsrechnung ist immer dann erforderlich, wenn eine Lieferung ein Ziel außerhalb der EU hat und der Warenwert über 330 Euro liegt.
Wichtig ist außerdem die Unterscheidung von echten Lieferungen mit einem Wert und Geschenksendungen oder Warenproben. Diese haben grundsätzlich keinen Wert. Daher ist hier auch kein solches Dokument erforderlich. Gleiches gilt für andere Lieferungen, bei denen die Waren aus einem anderen Grund keinen Wert haben. Immer dann ist jedoch eine Pro-Forma-Rechnung beizulegen. Diese entspricht einer normalen Rechnung, die ausdrücklich als "pro forma" gekennzeichnet ist, da der Empfänger diese nicht begleichen muss. Der Warenwert bzw. die Rechnungssumme muss außerdem um einen Zusatz ergänzt sein, aus dem die kostenfreie Zulieferung hervorgeht. Mögliche Kennzeichnungen sind zum Beispiel "Free Of Charge" oder "Supplied Free Of Cost" sowie "Geschenksendung".
Für die Handelsrechnung gibt es Pflichtangaben sowie darüber hinaus sinnvolle Inhalte. Grundsätzlich tragen alle dazu bei, die Bearbeitung der Warensendung bei der Einfuhr zu erleichtern. Obwohl es eine Reihe von Punkten gibt, die in einem solchen Dokument aufzuführen sind, gibt es keine Formvorschriften. Das heißt: Die Art der Präsentation bleibt dem Aussteller der Handelsrechnung überlassen.
Einige der Inhalte sind gesetzlich vorgeschrieben. Diese entsprechend weitgehend den Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung. Zu den Inhalten zählen die folgenden Punkte:
Achtung: Bei einem Warenwert von über 1.000 Euro ist eine Ausfuhranmeldung zwingend erforderlich. In diesem Fall erhält der Versender eine EORI, die auf der Handelsrechnung anzugeben ist.
Zusätzlich ist es sinnvoll, weitere Angaben in die Handelsrechnung aufzunehmen. Diese vereinfachen die Zoll- und Einfuhrabfertigung und erleichtern dem Empfänger die Kontrolle der Warenlieferung. Dazu zählen unter anderem die folgenden Punkte:
- Aufsplitten der Rechnungssumme in Einzelpreise und Gesamtpreis,
- Ausweis der Transportkosten,
- Ausweis der Kosten für Versicherungen,
- Zahlungskonditionen,
- Kontoverbindung des Versenders,
- komplette Inco-Terms,
- Angaben zur Verpackung oder Verpackungseinheiten,
- Ausweis der Transportart (Land/Schiene, Luft, Wasser),
- weitere Angaben des Herstellers/zur Ware.
Besteht eine Vereinbarung, dass die Rechnungssumme per Akkreditiv zu begleichen ist, muss die Handelsrechnung bestimmte Bedingungen erfüllen.
Bei einem Akkreditiv tritt eine Bank als Gläubiger für den Empfänger auf und zahlt die vereinbarte Rechnungssumme nach Vorlage bestimmter Unterlagen an den Absender bzw. dessen Kreditinstitut oder Beauftragten aus. Die Summe entspricht dabei maximal der vereinbarten Akkreditivsumme, nicht zwingend der Rechnungssumme.
Die Handelsrechnung muss insbesondere korrekte und mit den in der Akkreditivvereinbarung übereinstimmende Angaben enthalten. Das betrifft unter anderem den Preis, Mengen- und Gewichtsangaben, konkrete Beschreibungen sowie Liefer- und Zahlungsmodalitäten.