EAN-Code. Dieser Begriff taucht im Handel immer wieder auf. Was bedeutet diese 13-teilige Nummernfolge und warum gibt es diese?
Die Abkürzung EAN steht für European Article Number. Darunter ist eine Folge von 13 einzelnen Ziffern zu verstehen, die ein Produkt unverwechselbar kennzeichnen. Im Alltag taucht die EAN im Regelfall als Strichcode auf, der irgendwo auf einem Produkt angebracht ist. Solche Codes sind auf Wasserflaschen zu finden, auf den Kartons von Elektrogeräten oder auf Kosmetikartikeln. Es gibt aber Ausnahmen: Bücher und Zeitschriften haben beispielsweise einen Strichcode, jedoch keine EAN. Stattdessen sind Bücher mit einer ISBN (Internationale Standardbuchnummer) und Zeitschriften mit einer ISSN (Internationale Standardnummer für fortlaufende Sammelwerke) gekennzeichnet. Heute werden diese Codes als GS1-Pressecode bezeichnet.
Wichtig: Ein EAN-Code lässt sich zwar als Strichcode darstellen, nicht jeder Strichcode ist jedoch ein EAN-Code. Es gibt keine Gleichsetzung von EAN mit einem scanbaren Barcode.
Welche Vorteile bietet eine EAN?
Die EAN ist eine einzigartige Nummer, mit der sich ein Produkt exakt definieren lässt. Durch diese Ziffernfolge ist es für Handel und Logistik deutlich leichter, bestimmte Waren zu bestellen und verkaufen, die Zuordnung im Lager zu vereinfachen, die Produkte an den Warenkassen zu registrieren und auf Preisetiketten zu verzichten. Die Bedeutung dieser Arbeitserleichterung zeigt sich bei der Akzeptanz. Fast alle Waren verfügen über einen entsprechenden Code.
Seit wann gibt es EAN-Codes?
Die USA haben 1973 den UPC (Universal Product Code) als Produktkennung eingeführt. Dabei handelt es sich um eine zwölfstellige Ziffernfolge, mit der jede Ware identifiziert werden kann. 1977 gründete sich die European Article Association, die den UPC adaptierte und in eine vergleichbare europäische Lösung überführte, die EAN.
Der einzige nennenswerte Unterschied: UPC besteht aus zwölf Ziffern, der EAN aus 13. Wird eine UPC-Nummer als EAN ausgedrückt, erhält der Code eine vorangestellte Null.
Die Nachfolgeorganisation der European Article Association ist privatwirtschaftliche GS1 (Global Standards One), die heute in rund 100 Staaten Niederlassungen unterhält und so die Vergabe von standardisierten Artikelnummerncodes weltweit kontrolliert.
Achtung: Im Jahr 2009 hat GS1 mit der Global Trade Item Number (GTIN) den bisherigen EAN-Code abgelöst. Beide Bezeichnungen für die Ziffernfolgen werden synonym genutzt, die GTIN ist jedoch bis zu 14-stellig. Im Sprachgebrauch ist die Bezeichnung EAN weiter üblich.
Welche Daten enthält eine EAN?
Der EAN-Code enthält 13 Ziffern, wobei die letzte Ziffer eine Prüfsummenziffer ist. Es gibt in Deutschland mehrere Vergabestellen, zu denen GS1 Germany und einige kleinere Unternehmen gehören. Die Ziffernfolge für die EAN-Codes ist wie folgt zusammengesetzt:
- Basisnummer
Die Basisnummer umfasst in Deutschland üblicherweise sieben bis neun Ziffern. Sie besteht aus folgenden zwei Blöcken. - Ländercode
Die ersten drei Ziffern sind ein Ländercode, der als Präfix den weiteren Daten vorangestellt ist. Deutschland nutzt die Zahlen 400 bis 440. Dieser dreiteilige Code bezeichnet jedoch nur, wo der EAN geordert wurde, nicht wo ein Produkt hergestellt oder wohin es geliefert wird. Zudem ist es möglich, dass Nummernfolgen den Vergabestellen zwischenstaatlich abgetreten werden und so nicht mehr auf das jeweilige Land verweisen müssen. - Unternehmensnummer
Die Ziffernplätze 4 bis 7 oder bis hin zu 4 bis 9 kennzeichnen die Unternehmensnummer. Jedes Unternehmen erhält auf diese Weise eine einheitliche Betriebsnummer. Diese Nummernfolge vergibt die GS1 oder eine angeschlossene Vergabestelle. - Produktnummer
Es folgt auf der Ziffernplatzierung von 8 bis 12 oder von 10 bis 12 eine eindeutige Produktnummer. Die Länge ist von der vergebenen Unternehmensnummer abhängig. - Prüfziffer
Die Prüfziffer (Prüfsummenziffer) ist zur Verifizierung der vorangestellten Ziffernfolge wichtig. Dazu werden die einzelnen Ziffern in ihrer Reihenfolge abwechselnd mit den Faktor 1 und den Faktor 3 multipliziert und die Ergebnisse anschließend addiert. Die Differenz zur nächsten Zehnerzahl ist die Prüfziffer. Ergibt sich also zum Beispiel als Ergebnis eine 76, würde man diese Zahl von 80 abziehen. Die Prüfziffer wäre in diesem Fall 4.
Der Unterschied zwischen EAN-13 und EAN-8
Nicht jede EAN hat die gleiche Struktur. Denn es gibt neben der 13-stilligen Nummernfolge auch einen achtstelligen Code. Dieser ist im Wesentlichen vergleichbar mit der langen Normalvariante, eignet sich aber für kleine Produkte. Denn die zur Verfügung stehende Fläche ist auf diesen Produkten für den langen Code nicht ausreichend. Daher dürfen Hersteller alternativ eine achtstellige EAN nutzen. Der Unterschied: Nach einem zwei- bis dreistelligen Länderpräfix folgen die Artikelnummer und die Prüfziffer. Es entfällt die Unternehmenskennzeichnung.
Der Unterschied zwischen EAN und GLN
Häufig finden sich neben der EAN noch weitere Kennzeichnungen in Strichcodeform auf einem Produkt. Sehr häufig kommt es zu Verwechslungen mit der ebenfalls 13-stelligen GLN. Die Abkürzung steht für Globale Lokationsnummer. Das weltweit gültige Nummernsystem weist Unternehmen jeweils eine eindeutige GLN zu. Es handelt sich bei diesem Strichcode also nicht um eine Produktkennzeichnung, sondern um einen Herstellerhinweis.
Die EAN einsetzen - wie geht das?
Unternehmen, die ein Produkt mit einer European Article Number versehen möchten, können diese bei der GS1 oder einer ähnlichen Vergabestelle gegen Gebühr bestellen. In der Regel ist der Code spätestens nach zwei bis drei Werktagen verfügbar und wird als Strichcode geliefert.
Tipp: Es ist möglich, eine ganze Serie von EAN-Codes zu bestellen. Das senkt ggf. die Kosten
Obwohl eine entsprechende Kennzeichnung von Produkten nicht verpflichtend ist, überwiegen die Vorteile. Neben einer leichteren Handhabung in Lager und Verkauf ist ein EAN-Code einzigartig, unbefristet gültig und unverwechselbar. Auf diese Weise lassen sich Produkte klar identifizieren. Für viele Handelsbereiche ist eine EAN zudem Pflicht. Denn spätestens an der Kasse gibt es einen riesigen Vorteil: Der Code kann bei Wareneingang in das Kassensystem eingepflegt werden. Kommt es zum Verkauf, ist kein Preisschild mehr auf dem Produkt erforderlich, der Scanner an der Kasse zieht sich den korrekten Preis aus dem Warenwirtschaftssystem. Zudem ist je nach Einstellung die automatische Bestellung von Nachschub realisierbar.
Ratsam ist die Kennzeichnung in Originalgröße des Strichcodes. Die tatsächliche Größe darf aber auch moderat abweichen (80 bis 200 Prozent). Die ideale Größe für derzeitige Kassensysteme liegt bei 3,72 cm x 2,59 cm. Sollte diese Fläche für das Produkt zu groß sein, besteht die Möglichkeit, den kürzeren EAN-8 zu nutzen.
Hinweis: Nicht jeder Strichcode für das Kassensystem ist eine EAN. Speziell der Einzelhandel nutzt verschiedene Barcodes für das Warenwirtschaftssystem, die von den EAN abweichende Ziffernfolgen und andere Informationen beinhalten.
Das einem Strichcode bzw. einer EAN zugeordnete Produkt lässt sich über Online-Abfragen oder Apps herausfinden. Auf diese Weise können Handel und Kunden Produkte bestellen und Informationen abfragen. Hier zeigt sich noch einmal der Vorteil dieser Art der Artikelkennzeichnung: Sie ist eindeutig zuzuordnen und öffnet Wege zu Informationen und Bestellungen. Nicht zuletzt ist sie ein Plus für jedes Warensystem.
