Die elektronische Ausfuhranmeldung: So funktioniert's

Warum ist die elektronische Ausfuhranmeldung erforderlich?

Der Staat hat die Aufgabe, die Warenströme zu überwachen. Zugleich besteht ein Interesse daran, den Export statistisch zu erfassen. Das Verfahren der Ausfuhranmeldung ist geeignet, beide Ansätze zu erfüllen. Denn zum einen kann der Zoll durch Kontrollen prüfen, ob der Absender alle Formalitäten erfüllt und Ausfuhrbestimmungen bzw. -beschränkungen eingehalten hat. Zum anderen ist durch das elektronische Verfahren über zentrale Datenbanken eine statistische Auswertung möglich. Die seit 2009 geltende Regelung trägt somit zu einer Erleichterung bei der Abwicklung der damit zusammenhängenden Aufgaben der staatlichen Stellen bei. Aber auch die Warenexporteure profitieren von der elektronischen Form des Dokumentenbereitstellens. Obwohl die notwendigen Angaben weiterhin erforderlich sind, ist eine Fülle von Papieraufwand entfallen.

Wer muss eine elektronische Ausfuhranmeldung abgeben?

Die Pflicht zur Abgabe einer elektronischen Ausfuhranmeldung hängt vom statistischen Wert der Ware ab. Dieser schließt nicht nur den Warenwert (auch bei kostenlosen Lieferungen) ein, sondern beinhaltet ebenfalls die Transportkosten bis zum Grenzzollamt. Zu unterscheiden sind dabei drei Stufen: Waren mit einem Wert von unter 1.000 Euro (und unter 1.000 kg Gewicht), Waren mit einem Wert bis 3.000 Euro und Waren mit einem größeren Wert.

• Warenwert bis 1.000 Euro: Liegt der Warenwert unter 1.000 Euro gibt es keine Pflicht, eine elektronische Ausfuhranmeldung zu erstellen. Es reicht die Vorlage einer Rechnung. Unternehmen können die Ware jedoch freiwillig anmelden. Sollte es sich um eine Warenlieferung in mehreren Teilen handeln, darf der Warenwert insgesamt die Grenze nicht überschreiten. Ausgenommen von der Befreiung sind außerdem Waren, für deren Export der Versender eine besondere Genehmigung benötigt oder eine Ausfuhrerstattung beantragen möchte.
• Warenwert zwischen 1.000 und 3.000 Euro: In diesem Fall ist die Abgabe einer elektronischen Ausfuhranmeldung erforderlich. Eine besondere Behandlung erfahren außerdem Postsendungen. Die zuständige Ausfuhrzollstelle muss diese abstempeln. Bei Exporten mit diesem Warenwert reicht es aus, nur das Grenzzollamt als Ausgangszollamt einzubinden (einstufiges Ausfuhrverfahren). Allerdings kann der Versender in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Binnenzollamt bereits Probleme im Vorfeld erkennen und durch Einbinden seiner regionalen Behörde den fehlerfreien und termingerechten Export absichern.
• Warenwert über 3.000 Euro: Zusätzlich zur elektronischen Ausfuhranmeldung findet zwingend das zweistufige Ausfuhrverfahren statt. Dabei sind sowohl das Binnen- als auch das Grenzzollamt eingebunden.

Der technische Ablauf Schritt für Schritt

Technisch muss der Exporteur seine elektronische Ausfuhranmeldung über ATLAS abgeben. Hinter dieser Abkürzung steht die Bezeichnung Automatisiertes Tarif- und lokales Zoll-Abwicklungssystem. Diese zertifizierte Software für die Zollentwicklung gibt es in Varianten von verschiedenen Herstellern und bietet die technologische Basis zur elektronischen Übermittlung der erforderlichen Angaben. Der eigentliche Ablauf ist klar geregelt. Der Exporteur muss folgende Punkte Schritt für Schritt durchlaufen, um die elektronische Ausfuhranmeldung korrekt zu erstellen:

1. Er sendet die ausgefüllte Ausfuhranmeldung als EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce And Transport - internationaler Dokumentenstandard) an die regional zuständige Ausfuhrzollstelle. Dabei handelt es sich meistens um ein Binnenzollamt. Enthalten sind unter anderen Daten zur Warenart und -menge, zum Zielland/Ziel und zu den Verladeorten.
2. Er übergibt der Zollstelle die Ware und erhält in Form einer pdf-Datei das elektronische Ausfuhrbegleitdokument ABD. Dieses enthält unter anderem eine 18-stellige Movement Reference Number (MRN) sowie einen Barcode.
3. Der Barcode muss der Wer beigelegt sein. Für den korrekten Ausdruck ist die Schriftartdatei TrueType Code 128 erforderlich.
4. Spätestens zwei bis vier Stunden vor Grenzübertritt der Waren muss der Exporteur dem Binnenzollamt eine Vorabmeldung mit Anzahl und Art der Ware vorlegen. Eine entsprechende Funktion ist im ATLAS integriert, womit der Exporteur die Übermittlung automatisieren kann.
5. Das ABD muss der Exporteur spätestens beim Warenausgang aus dem Gebiet der EU am zuständigen Grenzzollamt in Papierform vorlegen. Es ist jedoch nicht erforderlich, das ABD der Ware beizulegen. 
6. Das Grenzzollamt ruft anschließend den von der Ausgangszollstelle erfassten Datensatz von einem zentralen Server ab. Auf diese Weise kann die Behörde die Ware überprüfen.
7. Die Ausgangszollstelle (Grenzzollamt) bestätigt die Ausfuhr per EDIFACT-Nachricht an die Ausfuhrzollstelle (Binnenzollamt). Dieses übermittelt den sogenannten Ausgangsvermerk AGV elektronisch an den Exporteur. Damit ist der Export abgeschlossen.

Welche Wege sind möglich?

Der Exporteur hat verschiedene Möglichkeiten, seiner Pflicht zur Abgabe einer elektronischen Ausfuhranmeldung nachzukommen. Dazu zählen die folgenden Wege:

• ATLAS: Die Software zur elektronischen Übermittlung von Daten und Dokumenten ist relativ teuer in der Anschaffung. Allerdings gibt es mehrere Anbieter, sodass jedes Unternehmen eine für die eigene IT-Infrastruktur passende Lösung finden kann. Große Exporteure profitieren von der selbst gehosteten Software. Für kleine Unternehmen, die nur hin und wieder exportieren, ist die Lösung vergleichsweise teuer und aufwendig. Das trifft auch auf viele mittlere Unternehmen zu. Ausführliche Informationen zu ATLAS und zur Voraussetzung der Nutzung sind auf der Webseite des Zolls zu finden.
• ATLAS-Dienstleister: Ein Unternehmen kann einen Dienstleister nutzen, wenn es aus irgendeinen Grund keine eigene ATLAS-Software installieren, aber die gesamte Abwicklung selbst in die Hand nehmen möchte. Einige IT-Unternehmen bieten das Mitnutzen von vorhandenen ATLAS-Installationen an. Diese Dienstleister vergeben eine Beteiligtenidentifikationsnummer (BIN), die als Signatur rechtsgültig ist. Der Exporteur greift auf das System zu und nutzt es selbstständig. Der Dienstleister bietet Unterstützung sowie Schulungen und erhebt Gebühren für verschiedene Leistungsposten.
• Zollbüro als Vertreter: Zollbüros sind Dienstleister, die für ein Unternehmen die Abwicklung der Zollformalitäten übernehmen. Jedes Unternehmen kann einen Zollvertreter benennen, den es mit den Details des Exports beauftragt. Dabei überträgt das Unternehmen nur die Ausführung, bleibt aber rechtlich in Verantwortung. Auch diese Lösung kann kostspielig sein. Sie ist dann besonders interessant, wenn ein Exporteur nicht über aktuelle bzw. ausreichende Kenntnisse der rechtlichen Grundlagen für die Warenausfuhr verfügt. Die Abwicklung als Zollbüro bieten Beratungsunternehmen, Speditionen und viele andere Akteure.
• Internetausführanmeldung Plus: Die kurz IAA Plus genannte Möglichkeit erlaubt eine elektronische Übermittlung von Dokumenten mit einer Signatur. Der gesamte Vorgang wird von der Software auf das Internet verlagert. Anders als die ATLAS-Lösung gibt es keinen zentralen Datenserver. Die IAA Plus ähnelt eher automatisch generierten E-Mail-Nachrichten. Diese Lösung ist auch für kleine Unternehmen praktikabel. Sie hat allerdings auch Nachteile. Denn bei unvollständigen Angaben muss der Absender fehlende Daten selbst nachtragen. Ausführliche Inforationen dazu bietet der Zoll.